Ein KI-Assistent durchsucht Projektdokumente, formuliert Antworten und bereitet Arbeitsschritte vor. Die Daten bleiben auf eigener Infrastruktur. Ist damit auch der EU AI Act erledigt? Nein. Für Unternehmen kommt es vor allem darauf an, wofür das System eingesetzt wird, wer welche Verantwortung trägt und wie sein Einsatz nachvollziehbar gesteuert wird. Der Serverstandort beantwortet diese Fragen nicht.
Dieser Praxisleitfaden zeigt, wie Sie einen Assistenten mit eigenen Unternehmensdaten einordnen und seine Einführung dokumentieren. Im Mittelpunkt stehen ein klar begrenzter Zweck, überprüfbare Datenzugriffe und wirksame Freigaben. So entsteht eine Grundlage für den Betrieb, die Fachbereich, IT und Geschäftsführung gemeinsam nutzen können.
1. Die Aufgabe entscheidet über das Risiko
Ein interner Assistent, der freigegebene Handbücher durchsucht und Quellenstellen nennt, ist nicht allein deshalb ein Hochrisiko-System, weil er KI verwendet. Die Einstufung richtet sich nach dem vorgesehenen Einsatz und den gesetzlichen Kriterien. Bei bestimmten Produkten und Sicherheitskomponenten greifen Artikel 6 Absatz 1 und Anhang I; weitere sensible Verwendungen erfasst Anhang III. Einordnung nach Artikel 6.
Die Grenze kann sich durch eine neue Funktion verschieben: Bewerbungen bewerten, Beschäftigte beurteilen oder als Sicherheitskomponente kritische Infrastruktur steuern ist etwas anderes als Dokumente finden. Solche Verwendungen müssen gesondert geprüft werden. Auch eine menschliche Bestätigung macht einen erfassten Hochrisiko-Anwendungsfall nicht automatisch unkritisch. Anwendungsbereiche in Anhang III.
Unsere Empfehlung: Schreiben Sie den Zweck vor dem Pilotbetrieb auf einer Seite auf. Benennen Sie Nutzergruppen, Datenquellen, erlaubte Ausgaben und ausdrücklich ausgeschlossene Aufgaben. „Unterstützt das Unternehmen“ ist zu unbestimmt. „Beantwortet technische Fragen aus freigegebenen Wartungshandbüchern, mit Quellenangabe und ohne Anlagensteuerung“ schafft dagegen eine überprüfbare Grenze.
Ergänzen Sie eine Rollenübersicht: Wer liefert das Modell, wer entwickelt die Anwendung, wer nimmt sie unter eigenem Namen in Betrieb und wer nutzt sie? Die Bezeichnungen im Projektvertrag sollten mit der tatsächlichen Arbeitsteilung übereinstimmen. Eine Erweiterung um Werkzeuge, neue Daten oder zusätzliche Nutzer löst anschließend eine erneute Prüfung aus. So bleibt die ursprüngliche Einordnung auch nach dem Pilot belastbar.
2. Was aktuell gilt – und was Sie sinnvoll nachweisen sollten
Der AI Omnibus ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Die Kommission nennt für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III den 2. Dezember 2027, für die entsprechenden produktbezogenen Systeme nach Anhang I den 2. August 2028. Diese Verschiebungen sind kein allgemeiner Aufschub des AI Acts. Insbesondere die Transparenzregeln gelten grundsätzlich seit dem 2. August 2026. Kommission zum AI Omnibus · Aktueller Anwendungszeitplan.
Transparenz: Nutzerinformation und technische Kennzeichnung unterscheiden
Artikel 50 unterscheidet mehrere Pflichten. Anbieter interaktiver Systeme müssen grundsätzlich erkennbar machen, dass Menschen mit KI interagieren; eine Ausnahme besteht, wenn dies aus dem Kontext offensichtlich ist. Für Anbieter generativer Systeme gibt es daneben Anforderungen an maschinenlesbare Kennzeichnung. Betreiberpflichten zur Offenlegung betreffen unter anderem Deepfakes und bestimmte Veröffentlichungen zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse; für redaktionell kontrollierte Texte bestehen Bedingungen für eine Ausnahme. Nicht jede interne Zusammenfassung braucht deshalb denselben Veröffentlichungshinweis. Artikel 50: Pflichten und Ausnahmen.
Für vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebrachte generative Systeme sieht der geänderte Artikel 111 Absatz 4 eine Frist bis zum 2. Dezember 2026 für Artikel 50 Absatz 2 vor. Diese Sonderregel betrifft die technische Kennzeichnung; sie sollte nicht als pauschale Verlängerung sämtlicher Transparenzpflichten gelesen werden. Änderungsverordnung (EU) 2026/1744, Artikel 1 Nummer 39.
KI-Kompetenz: auf konkrete Tätigkeiten vorbereiten
Der neu gefasste Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen. Kenntnisse, Erfahrung und Einsatzkontext sind dabei zu berücksichtigen. Die frühere Formulierung sollte daher nicht unverändert als aktueller Gesetzestext verwendet werden. Änderungsverordnung, Artikel 1 Nummer 5.
Praktisch empfehlen wir eine kurze, rollenbezogene Einweisung: Nutzer lernen Quellenprüfung und Grenzen der Ausgabe; Verantwortliche üben Freigaben und Eskalation; die IT trainiert Berechtigungen, Updates und Wiederanlauf. Halten Sie Inhalte, Zielgruppen und Durchführung fest. Eine Teilnahmebescheinigung allein zeigt noch nicht, ob Beschäftigte mit widersprüchlichen Quellen oder einer unzulässigen Aktion umgehen können.
Dokumentation: den tatsächlichen Einsatz nachvollziehbar machen
Für einen gewöhnlichen Wissensassistenten ist nicht automatisch das gesamte Nachweispaket eines Hochrisiko-Systems erforderlich. Unabhängig davon empfehlen wir eine kompakte Betriebsakte. Sie schafft Klarheit bei Abnahme, Übergabe und Änderungen. Die folgenden Unterlagen sind unser praktischer Vorschlag und keine pauschale gesetzliche Pflichtliste:
- Systemsteckbrief: Zweck, Nutzer, Grenzen, Verantwortliche und Ergebnis der Einordnung.
- Daten- und Berechtigungsplan: Quellen, Zugriffsrollen, externe Verbindungen und Löschregeln.
- Abnahmeprotokoll: Testfragen, erwartete Qualität, Fehlerszenarien und festgestellte Einschränkungen.
- Betriebsregeln: Freigaben, Protokollierung, Störungsmeldung, Änderungen und Abschaltung.
Protokollieren Sie gezielt statt grenzenlos. Für einen freigegebenen Arbeitsschritt können Zeitpunkt, Aktion, prüfende Person und verwendete Systemversion hilfreich sein. Ob vollständige Eingaben gespeichert werden dürfen oder gebraucht werden, ist separat zu entscheiden. Zugriff, Aufbewahrung und Löschung gehören zum Konzept; besonders vertrauliche Inhalte sollten nicht unbemerkt in ein zweites Datenarchiv wandern.
3. ISO/IEC 42001 macht aus Einzelmaßnahmen ein Managementsystem
ISO/IEC 42001:2023 beschreibt Anforderungen an ein KI-Managementsystem. Sie richtet sich an Organisationen, die KI bereitstellen oder nutzen, und verbindet Einführung, Betrieb und kontinuierliche Verbesserung. Die Norm hilft, den Umgang mit KI organisatorisch zu verankern. ISO zur ISO/IEC 42001.
Für den Mittelstand liegt der praktische Nutzen in wiederholbaren Abläufen: Ein neuer Anwendungsfall erhält einen Verantwortlichen, wird bewertet, getestet und kontrolliert freigegeben. Erkenntnisse aus dem Betrieb fließen zurück. Ein bestehendes Informationssicherheits- oder Qualitätsmanagement kann dafür geeignete Abläufe liefern; KI-spezifische Risiken müssen trotzdem ausdrücklich betrachtet werden.
Eine Managementsystem-Zertifizierung ist dabei kein pauschaler Nachweis, dass jede einzelne Anwendung sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Trennen Sie drei Fragen: Ist die Organisation sinnvoll aufgestellt? Funktioniert das konkrete System innerhalb seiner Grenzen? Sind die anwendbaren rechtlichen Anforderungen erfüllt? Die Antworten ergänzen sich, ersetzen einander aber nicht.
4. Lokaler Betrieb erleichtert Kontrolle, wenn die Abläufe dazu passen
Eigene Infrastruktur kann es erleichtern, Datenwege, Versionen und Zugriffe unmittelbar zu kontrollieren. Dieser Vorteil entsteht allerdings erst durch die konkrete Architektur. Fernwartung, Telemetrie, Recherchefunktionen und angebundene Dienste können weiterhin externe Datenflüsse erzeugen. Auch ein externer Dienst kann nachvollziehbare Prozesse bieten. Entscheidend ist, welche Eigenschaften im vereinbarten Betrieb tatsächlich überprüfbar sind.
Beispiel aus der Projektkonzeption: Ein Assistent erstellt aus freigegebenen Unterlagen einen Wartungsvorschlag. Er nennt die verwendeten Quellen und legt einen Entwurf an. Eine berechtigte Fachperson prüft Inhalt und Anlagenbezug. Erst danach wird ein Arbeitsauftrag ausgelöst. Der Assistent erhält dafür keine allgemeinen Administratorrechte.
Die Freigabe sollte sich auf die konkrete Aktion beziehen: betroffene Anlage, Umfang, Empfänger und Zeitpunkt müssen sichtbar sein. Ändert sich der Auftrag nach der Prüfung, ist eine neue Freigabe erforderlich. Für besonders folgenreiche Aktionen sind zusätzlich technische Grenzen sinnvoll. Ein Knopf mit der Aufschrift „Bestätigen“ genügt nicht, wenn niemand erkennen kann, was anschließend passiert.
Testen Sie vor der Abnahme auch negative Fälle: ein Dokument außerhalb der eigenen Berechtigung, eine veraltete Anweisung, eine fehlende Quelle und ein manipulierter Text, der den Assistenten zu fremden Aktionen verleiten soll. Definieren Sie, wann das System abbricht und wer übernimmt. Vertiefend: Datenzugriff, Freigaben und Betrieb richtig planen.
5. Acht Fragen für Ihr KI-Vorhaben
Nutzen Sie dieses Prüfraster im gemeinsamen Termin mit Fachbereich, IT und den zuständigen Kontrollfunktionen. Entscheidend ist nicht, ob jede Frage sofort mit Ja beantwortet wird, sondern ob offene Punkte einen Verantwortlichen und einen Termin bekommen.
- Ist der Zweck eindeutig? Welche Aufgabe übernimmt der Assistent, und welche Entscheidungen bleiben ausgeschlossen?
- Sind Einstufung und Rollen geprüft? Welche konkreten Kriterien und Beteiligten begründen das Ergebnis?
- Sind die Datenwege bekannt? Welche Inhalte bleiben lokal, welche verlassen die Umgebung – auch bei Wartung und Fehlern?
- Greifen die Berechtigungen durchgängig? Sieht jeder Nutzer ausschließlich Inhalte, auf die er auch ohne Assistent zugreifen dürfte?
- Ist Transparenz passend umgesetzt? Welche Nutzerhinweise, technischen Markierungen oder Offenlegungen sind für diesen Einsatz relevant?
- Ist die menschliche Kontrolle wirksam? Kann die prüfende Person Quellen, Folgen und Änderungen erkennen und eine Aktion stoppen?
- Sind Menschen und Betrieb vorbereitet? Gibt es Einweisung, Abnahmetests, Störungsweg und eine überprüfte Rückfalllösung?
- Bleibt der Nachweis aktuell? Wer bewertet neue Funktionen und kontrolliert, ob Dokumentation und tatsächlicher Betrieb übereinstimmen?
Aus den Antworten entsteht ein überschaubarer Einführungsplan. Beginnen Sie mit einem begrenzten, nützlichen Anwendungsfall und erweitern Sie erst nach einer belastbaren Abnahme. So wachsen Funktionsumfang und organisatorische Reife gemeinsam.
High Knowledge verbindet souveräne KI mit Infrastrukturplanung, Integration und Betrieb. Unser digitaler Mitarbeiter wird aus Aufgaben, Datenzugriffen und Verantwortlichkeiten heraus geplant. Welche Konfiguration zu Ihrem Vorhaben passt, klären wir im Gespräch.
Über den Autor: Harry Knopf ist Geschäftsführer der High Knowledge GmbH, Rechenzentrumsplaner und IT-Spezialist. Er arbeitet im DIN/DKE-Gemeinschaftsausschuss Künstliche Intelligenz und im europäischen CEN/CLC/JTC 21 an der KI-Normung mit. Seine Perspektive verbindet Infrastruktur, Organisation und praktischen KI-Betrieb. Mehr über High Knowledge und die Normungsarbeit.
Redaktioneller Stand: 26. September 2026. Technisch-organisatorische Einordnung für Unternehmen; die rechtliche Bewertung des konkreten Einsatzes bleibt projektspezifisch.
